Todo sobre El Archivo General de la Nacion

El Archivo General de la Nación fue creado mediante la Ley 912 del 23 de mayo de 1935, denominada Ley de Organización del Archivo General de la Nación, promulgada por el entonces dictador Rafael Trujillo. El 2 de Julio de ese mismo año se vota el Reglamento Interno del AGN mediante el decreto 1316. A partir del año 2000 y por disposición de la Ley 64-00, el AGN queda adscrito a la Secretaría de Estado de Cultura.

El AGN es la principal institución archivística de la República Dominicana. En el AGN se custodian documentos que datan de la fundación de la República y otros heredados de la época colonial, que forman una parte significativa del patrimonio documental dominicano.

Tiene la doble función de ser archivo intermedio y archivo histórico de la administración pública. Además, como archivo general, le corresponde la protección de todo tipo de documentos de origen público y privado de interés para la memoria cultural e histórica nacional.

Desde el año 2005 y por iniciativa del Presidente de la República, Dr. Leonel Fernández, la institución ha iniciado un proceso intensivo de renovación a fin de rescatarla de más de cuatro décadas de abandono y postergación. Se han emprendido asimismo procesos de modernización para transformarla en un efectivo instrumento al servicio del Estado para la toma de decisiones y de los ciudadanos como custodio y garante de sus derechos.

Departamentos:

Referencias
l Departamento de Referencias es responsable de informar a los usuarios y usuarias sobre la naturaleza de los documentos que posee y conserva el Archivo General de la Nación y sus condiciones de accesibilidad. Además se encarga de elaborar instrumentos de consulta (catálogos, inventarios, índices, bases de datos) que permita facilitar la búsqueda y recuperación de la documentación del AGN y los medios de obtener reproducciones.

Fondos Históricos
El Archivo General de la Nación cuenta con una serie de fondos que han sido clasificados y agrupados según la naturaleza y origen de la documentación. Los documentos en su mayoría son de origen público, desde el siglo XVII hasta la actualidad.

Cuadro de organización de fondos del AGN
Lista de instrumentos de consulta y refencia

Catálogos e Inventarios de Fondos
Catálogo Archivo Real de Bayaguana (1606-1920)
Catálogo Cortes de Apelación (1862-1918)
Catálogo Juzgados de Primera Instancia (1789-1930)
Catálogo Suprema Corte de Justicia (1868-1926)
Fondo Oficialías de Estado Civil (Antiguas) 1807-1922
Fondo Ayuntamientos (1807-1943)
Relaciones Exteriores (1844-1947)

Descripción
El Departamento de Descripción es la dependencia del Archivo General de la Nación, AGN, encargada de coordinar la clasificación, ordenación y descripción de los fondos que están bajo su responsabilidad. Además, posibilita que los resultados de ese proceso lleguen a los usuarios a través de la página web y de los instrumentos de descripción. Tiene la siguiente estructura:

Área de Programa Descriptivo.
Área de Coordinación de Equipos de Descripción.

Unidad de Limpieza
Unidad de Descripción
Unidad de Digitación
Unidad de Control de Calidad
Documentos
Como parte del proyecto de digitalización del AGN, se han digitalizado más de un millón de imágenes de diferentes Fondos. En este momento usted puede consultar en línea a través del software de consulta Albalá.

Investigación y Divulgación
Se encarga de programar acciones de difusión hacia el exterior del Archivo, en particular las que se refieren a la investigación archivística de carácter histórico y cultural, así como de su repercusión en la enseñanza a todos los niveles.

Esta labor se realiza a través del Boletín del AGN, las publicaciones de fuentes documentales y estudios de investigación, la producción de fuentes orales, la formación archivística y la difusión de manuales, guías, catálogos, normativas, seminarios sobre archivística.
Publicaciones
Tiene a su cargo la coordinación y la edición de las publicaciones del AGN en las siguientes colecciones:
Boletín del Archivo General de la Nación (publicación cuatrimestral, 120 números)
Colección general (principalmente fuentes documentales, 60 volúmenes)
Colección juvenil (en coedición con la Comisión de Efemérides Patrias, 4 volúmenes)
Colección materiales archivísticos (2 volúmenes)
Colección de Documentos Presidenciales (en coedición con la Oficina de Información y Prensa de la Presidencia; en preparación)
Fuentes Orales
Se encarga del levantamiento informaciones testimoniales que por formar parte de la oralidad no son recogidas en las fuentes escritas. Para ello realiza entrevistas y las cataloga (con lo que se garantiza la recuperación de las informaciones contenidas en ellas) en función de los diferentes proyectos en ejecución.

Sistema Nacional de Archivos
El Departamento del Sistema Nacional de Archivos es el responsable del buen funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos de la República Dominicana. Para ello planifica la política archivística relacionada con la gestión de los documentos de los organismos y servicios públicos y coordina la red de archivos integrados en el sistema. Está compuesto por las siguientes áreas y unidades:

ÁREA DE COORDINACIÓN ARCHIVÍSTICA
Coordina los programas de normalización, el plan de inspección de archivos y la realización del Directorio de Archivos del SNA, el Censo del Patrimonio Documental Dominicano y la Estadística Nacional de Archivos.
Unidad de normalización
Unidad de inspección
Unidad de información y divulgación archivística

ÁREA DE CONTROL DEL SISTEMA
Es el área que controla todas las tareas de planificación, ejecución y seguimiento de las actividades relacionadas con la entrada y salida de documentos, la identificación de la estructura de los fondos y la valoración y selección de documentos, supervisando todas las actuaciones vinculadas a las fases activa y semiactiva en el ciclo vital de los documentos integrantes del Sistema Nacional de Archivos. Asume, por tanto, las competencias técnicas del AGN como archivo intermedio dentro del Sistema Nacional de Archivos. Es el área encargada de elaborar los instrumentos de control y de realizar los recuentos periódicos en los depósitos del AGN.
Unidad de misiones
Unidad de valoración
Unidad de admisión

Administrativo y Financiero
El departamento administrativo y financiero se encarga de programar dirigir, coordinar y aplicar las normas, sistemas y procedimientos que emanan del órgano rector del sistema de administración financiera.
Coordinar las actividades necesarias para la formulación del presupuesto institucional y el plan de inversiones, así como las modificaciones y distribución de partidas y ajustes que requiera la ejecución del mismo.

Materiales Especiales
La función principal es crear la memoria fotográfica, cartográfica y audiovisual nacional, rescatando, mediante donación o préstamo materiales en manos de personas o instituciones públicas o privadas, documentos de valor histórico de esos tipos, sin importar el formato. Se encarga también, de la gestión de documentos electrónicos que se generan en la actualidad en la esfera estatal, así como la difusión de los diferentes fondos que posee el AGN.
Fototeca
Recupera, resguarda, conserva, digitaliza, cataloga y facilita los insumos para las exposiciones y difusión de los fondos fotográficos ya sea en positivo (fotos físicas), negativo (celulosa, cristal, ferrotipo, etc.) y formato digital.

Rescata fondos de fuentes primarias (coleccionistas privados y públicos) personales e institucionales y les da tratamiento adecuado de organización y almacenamiento para ponerlas al servicio del público a través de la sala de investigación.

Mapoteca
Responsable de la recuperación, resguardo, conservación, catalogación y difusión de mapas, planos y afiches, entre otros, de producción en manos de particulares y/o entidades estatales, para reconstruir la memoria cartográfica del país. Se encarga también de localizar mapas originales, facsímiles o copias que contengan información relevante para el país y adquirirlos mediante compra o donación.

Audiovisual
Responsable de la recuperación, resguardo, conservación, catalogación y difusión de producción videográfica nacional (programas de TV, documentales, películas, etc.); producciones de audio procedentes de instituciones o personas físicas, ya sean productores de programas, realizadores de cine y audiovisuales, así como coleccionistas.

Produce cápsulas y videos con respecto a proyectos propios como ejecutados por otras áreas. Reproduce videos para usuarios internos y externos y transfiere productos de un formato a otro.

Conservación y Servicios Técnicos
El Departamento de Conservación y Servicios Técnicos es responsable de todas las tareas de planificación, ejecución y seguimiento relacionadas con la conservación de documentos. Esto incluye el mantenimiento de las condiciones de los edificios y depósitos, equipamiento y material, instalación de documentos, medidas de seguridad, planes de emergencia, y restauración documental. También abarca los aspectos de tecnologías de la información y la comunicación del AGN y la reproducción de documentos para la conservación preventiva.

Área de conservación preventiva
Se encarga de la aplicación de la política de conservación preventiva del Archivo, tendente a asegurar unas condiciones de conservación idóneas que eviten el deterioro de la documentación, desarrollando funciones como monitoreo de condiciones ambientales, principalmente temperatura y humedad relativa, coordinación de la aplicación de planes para la recuperación de catástrofes, elaboración de informes sobre el estado de conservación de fondos objeto de transferencia, valoración de propuestas de fondos que deben ser restaurados, y transmisión de las mismas al Área de Restauración.

Área de Restauración
La finalidad principal de esta área es la programación y ejecución de las tareas encaminadas a la recuperación de la documentación que haya resultado dañada o cuyo estado de conservación sea deficiente.

En ella se aplican procesos de análisis de tinta y papel, limpieza química, lavado en seco, baño, secado, injerto, reintegración, laminado, entre otros.

Área de Tecnologías de la Información y la Comunicación
Esta área asegura la dotación más adecuada posible de hardware, software, mobiliario y consumibles relacionados con las tecnologías de información y comunicación. Se encarga del mantenimiento de líneas y redes de comunicación, así como el mantenimiento de equipos y aplicaciones informáticas, incluyendo los servicios Web.

Área de Reproducción de documentos
Tiene por función la elaboración y ejecución de planes de reproducción de fondos con fines de conservación y coordinación de proyectos de reproducción de fondos con fines de conservación y/o divulgación. Esto incluye el trabajo con microfilmación, fotocopiado y digitalización.

Unidad de Encuadernación
Esta unidad ofrece servicios de encuadernación a todas las dependencias del Archivo, principalmente al mismo departamento de Conservación y Servicios Técnicos, al Departamento de Hemeroteca y Biblioteca, al Departamento Administrativo y Financiero y al Departamento de Materiales Especiales.

Se presta especial atención a los requerimientos de los departamentos de Descripción y de Referencias en cuando a la fabricación de guardas y contenedores utilizados en la conservación de los legajos de documentos históricos que conserva la institución.

Unidad de Acondicionamiento de Depósitos
El personal que compone esta Unidad tiene la responsabilidad de realizar las labores regulares de mantenimiento y limpieza de los veintidós depósitos del AGN y de realizar reacondicionamiento de los depósitos que lo requieran, incluyendo en este proceso la reubicación de baldas, reenvoltura y limpieza profunda.

Unidad de Reparaciones Menores
Esta Unidad se ha establecido con el propósito de apoyar directamente los esfuerzos de digitalización de documentos que realiza el AGN. Se asegura de determinar que los fondos documentales extraídos de los depósitos para digitalización resistan la manipulación que conlleva el proceso. A los materiales que con pequeñas reparaciones se puedan manejar se les aplican procedimientos de reparación menor y los que no, se devuelven a los depósitos hasta tanto se puedan someter a procesos de restauración.

Archivo General de la Nación
Calle Modesto Díaz #2
La Julia
Santo Domingo, República Dominicana
Website: http://www.agn.gov.do